Dans un cabinet d’expertise comptable, la relance des honoraires impayés est l’une des activités les plus mal aimées et les plus mal exécutées. Mal aimée parce qu’elle crée une tension avec le client. Mal exécutée parce que personne ne veut s’en charger en interne. Résultat : le DSO (Days Sales Outstanding, délai moyen de recouvrement) atteint dans la profession des niveaux préoccupants, souvent 80 à 110 jours. Externaliser la relance permet de réduire ce délai de 18 jours en moyenne, soit plusieurs dizaines de milliers d’euros de trésorerie débloqués chaque année.

Pourquoi la relance interne ne marche pas

Trois raisons structurelles expliquent l’échec de la relance interne dans un cabinet comptable :

• La relation client est trop personnelle : les collaborateurs voient leurs clients toutes les semaines. Relancer pour une facture impayée crée une gêne qui peut compromettre la relation de conseil.
• Le manque de temps : entre deux dossiers, personne n’a le temps de structurer une relance professionnelle.
• Le manque de méthode : les relances se font de manière irrégulière, sans calendrier précis, sans script, sans suivi rigoureux.

Résultat : les premières factures impayées attendent souvent 60 à 90 jours avant la première relance. Ce délai est désastreux pour la trésorerie et pour le taux final de recouvrement (plus on attend, moins on récupère).

Le bon ton de la relance externalisée

Une équipe de relance externalisée travaille avec un ton ferme mais préservant la relation. Le script type :

• Première relance amiable (J+15) : appel courtois rappelant la facture, demandant la cause éventuelle du retard, proposant un règlement immédiat ou un échéancier.
• Deuxième relance (J+30) : email avec relevé d’impayés, mention du préjudice potentiel sur la continuité de la mission.
• Troisième relance (J+45) : appel avec mise en demeure annoncée, proposition d’échéancier formalisé.
• Mise en demeure (J+60) : courrier RAR rédigé en amont avec le cabinet.
• Action contentieuse (J+90) : orientation vers commissaire de justice si nécessaire, avec accord préalable du cabinet.

Le mix optimal email/SMS/téléphone et timing

Les études comportementales sur la relance comptable montrent que le canal le plus efficace varie selon le montant et le profil du client. Les bonnes pratiques :

• Pour les TPE et professions libérales : SMS court en J+15, puis appel téléphonique en J+25, puis email + appel en J+40.
• Pour les PME : email au comptable en J+15, puis appel au dirigeant en J+30.
• Pour les ETI : email au pôle achats avec copie au DAF, puis appel au DAF en J+30.
• Heures d’appel : les mercredi et jeudi matin (10h-12h) ont le meilleur taux de décrochage.

Les indicateurs à suivre

• DSO : délai moyen entre émission de la facture et son règlement. Objectif : passer de 90 jours à 60 jours en 6 mois.
• Taux de recouvrement à 30 jours : pourcentage de factures soldées dans le mois suivant l’émission. Objectif : 75 % minimum.
• Taux de litige : pourcentage de factures contestées sur le total. Indicateur de la qualité de la facturation.
• Coût de la relance : rapporté au volume recouvré. Une relance externalisée bien menée représente 1 à 2 % du recouvré.

Cas pratique : un cabinet qui a divisé son DSO par 2

Un cabinet comptable régional ayant un CA annuel de 1,8 million d’euros présentait fin 2024 un DSO moyen de 95 jours, soit environ 470 000 euros immobilisés dans les comptes clients. Le manque à gagner en trésorerie (coût du financement court terme à 5 %) représentait près de 23 000 euros annuels.

Après six mois d’externalisation de la relance (coût : 1 200 € HT/mois, soit 14 400 € annuels), le DSO est passé à 52 jours. La trésorerie immobilisée a baissé de 470 000 à 250 000 euros, soit 220 000 euros débloqués. L’amélioration du coût de financement annuel : 11 000 euros, soit l’équivalent du coût de l’externalisation. Bonus : taux de recouvrement final à 24 mois passé de 92 % à 98 %.

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